Unsere Einkaufsbedingungen

 

Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) der direct services Gütersloh GmbH Reinhard-Mohn-Straße 300, 33344 Gütersloh (nach- folgend: Auftraggeber) für den Kauf und die Wartung von Hardware und für die Überlassung und Pflege von (Standard-)Software

(Dezember 2022)

Teil A: Allgemeine Einkaufsbedingungen

 

 

1                Geltungsbereich

  1. Diese AEB gelten ausschließlich und für alle geschlossenen Verträge über den Kauf und die Wartung von Hardware sowie über die Überlassung und Pflege von Standardsoftware. Entgegenstehende oder vom Verwender dieser Bedingungen abweichende Bedingungen des Auftragnehmers werden ausdrücklich nicht anerkannt. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden selbst dann nicht Vertragsinhalt, wenn der Auftraggeber ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
  2. Diese AEB gelten nur gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 Abs. 1 BGB; sie werden auch für alle zukünftigen Verträge mit dem Auftragnehmer vereinbart.
  3. Einbeziehungen der Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers oder Dritter durch schlüssiges Handeln sind ausgeschlossen. Insbesondere werden durch die Annahme von Lieferungen oder Leistungen sowie durch Zahlung des Auftraggebers die Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers nicht Gegenstand dieser Vereinbarung.
  4. Für die vertragsgegenständlichen Leistungen des Auftragnehmers bezogen auf die Wartung von Hardware und auf die Pflege von Software finden insbesondere die
  5. § 631 ff. BGB Anwendung.

2                Gegenstand der Leistung

  1. Im Falle des Kaufs und der Pflege von Hardware ist der Gegenstand der Leistung: (a) der Kauf von Hardware inklusive der dazugehörigen Materialen wie B. Dokumentationen (Benutzerhandbücher etc.), Konzepte, Entwürfe sowie die Erbringung von sonstigen mit dem Kauf in Zusammenhang stehenden Leistungen durch den Auftragnehmer, wobei sich die bestimmungsgemäße Verwendung der Hardware aus der Funktions- sowie der Produktbeschreibung ergibt und (b) die Erbringung von Hardwarewartungsleistungen sowie sonstiger mit der Wartung von Hardware in Zusammenhang stehender Leistungen durch den Auftragnehmer gemäß der Beauftragung.
  2. Im Falle der Überlassung von Standardsoftware ist der Gegenstand der Leistung:(a) die Überlassung von Standardsoftware inklusive der dazugehörigen Materialen wiez.B. Dokumentationen (Benutzerhandbücher etc.), Konzepte, Entwürfe sowie die Erbringung von sonstigen mit der Überlassung in Zusammenhang stehenden Leistungen durch den Auftragnehmer, wobei sich die bestimmungsgemäße Verwendung der Software aus der Funktions- sowie der Produktbeschreibung ergibt und (b) die Erbringung von Softwarepflegeleistungen sowie sonstiger mit der Pflege von Software in Zusammenhang stehender Leistungen durch den Auftragnehmer gemäß der Beauftragung.

3                Grundsätze der Leistungserbringung

  1. Der Auftragnehmer erbringt die vertraglich geschuldeten Leistungen nach dem bei Vertragsschluss aktuellen Stand der Technik und durch Personal, das für die Erbringung der vereinbarten Leistungen qualifiziert ist.
  2. Ansprechpartner der Vertragsparteien sind aus- schließlich die im Vertrag benannten verantwortlichen Ansprechpartner. Der  Auftraggeber  ist  überdies  dazuberechtigt, Erklärungen in Bezug auf die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen neben dem von diesem benannten verantwortlichen Ansprechpartner auch gegen- über dessen Vertretung wirksam abzugeben.
  3. Der Auftraggeber kann den Austausch einer vom Auftragnehmer zur Vertragserfüllung eingesetzten Person verlangen, wenn diese gegen vertragliche Pflichten versto- ßen hat oder nicht die notwendige Fachkunde besitzt. Die durch den Austausch entstehenden Kosten hat der Auftrag- nehmer zu tragen.
  4. Die Einschaltung Dritter als Subunternehmer des Auftragnehmers bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers per Textform.
  5. Alle vom Auftraggeber genannten Termine sind stets verbindlich.

4                Auftragserteilung

  1. Maßgeblich für die Leistungserbringung ist aus- schließlich der Inhalt des Auftrags. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen und werden erst durch die Bestätigung des Auftraggebers wirksam.
  2. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Bestellung innerhalb einer Frist von 14 Tagen anzunehmen. Die Frist beginnt mit Zugang der per Textform gezeichneten Bestellung. Eine nach dem Ablauf der Frist erklärte Annahme gilt als neues Dieses kann nur dann Rechtswirksamkeit entfalten, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen widerspricht.
  3. Kostenvoranschläge, die Ausarbeitung von Angeboten, die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Projektierungsunterlagen, Plänen, Zeichnungen und Modellen oder sonstige, damit im Zusammenhang stehende Ausarbeitungen oder ähnliches sind nur aufgrund gesonderter Vereinbarung kostenpflichtig.

5                Leistungsumfang

  1. Der Leistungsumfang im Falle des Kaufs von Hard- ware ist im Teil B Anhang 1 beschrieben.
  2. Der Leistungsumfang im Falle der Überlassung von Standardsoftware ist im Teil B Anhang 2 beschrieben.

6                Teilleistung

  1. Teilleistungen werden nicht als vertragsgerechte Leistung akzeptiert.
  2. Bei Teilleistungen steht dem Auftraggeber, sofern dieser an der Teilleistung kein Interesse hat, Schadenersatz statt der ganzen Leistung Die §§ 280 ff. BGB finden Anwendung.
  3. Im Falle des Kaufs von Hardware erfolgt die Rücksendung auf Kosten des Bis zur Rücksendung lagert die Ware auf Gefahr und Kosten des Auftragnehmers.

7                Übergabe / Funktionsprüfung / Abnahme / Vertragsstrafe

  1. Vor der eigentlichen Übergabe der gekauften Hardware oder der erbrachten Hardwarewartungsleistungen oder vor der eigentlichen Übergabe der überlassenen Software oder der erbrachten Softwarepflegeleistungen an den Auftraggeber ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Leistungen zunächst selbst eingehend zu prüfen und insbesondere festzustellen, ob sie den vertraglich geforderten Anforderungen entspricht, insbesondere die in der detaillierten Produktbeschreibung genannten Funktionen bietet. Ist hierbei die Mitwirkung des Auftraggebers erforderlich, wird der Auftragnehmer diesen rechtzeitig darauf hinweisen.
  2. Im Falle des Kaufs von Hardware sind die Leistungen gemäß vorstehender Ziffer dem Auftraggeber zu dem vertraglich vereinbarten Zeitpunkt nach Aufstellung, Installation und (Wieder-)Herstellung der technischen Betriebsbereitschaft zum Zweck der Durchführung einer Funktionsprüfung zu übergeben.
  3. Im Falle der Überlassung von Standardsoftware sind die Leistungen gemäß vorstehender Ziffer dem Auftraggeber zu dem vertraglich vereinbarten Zeitpunkt nach der Implementierung zum Zweck der Durchführung einer Funktionsprüfung zu übergeben.
  4. Es ist ein Protokoll, das per Textform gezeichnet werden kann, anzufertigen, das die Durchführung der Funk- tionsprüfung sowie dessen Ergebnis festhält. Das Protokoll ist vom Auftragnehmer und dem vom Auftraggeber benann- ten Mitarbeiter zu unterzeichnen.
  1. Werden im Rahmen der Funktionsprüfung keine wesentlichen Mängel festgestellt, ist der Auftraggeber zur Erklärung der Abnahme verpflichtet. Der Auftragnehmer nimmt daraufhin die Einweisung zu dem vertraglich verein- barten Zeitpunkt Sowohl die Abnahme als auch die er- folgte Einweisung ist nach Maßgabe der vorstehenden Re- gelung per Textform zu bestätigen.
  2. Ergeben sich im Rahmen der Funktionsprüfung we- sentliche Funktionsbeeinträchtigungen oder Beanstandun- gen, ist der Auftraggeber berechtigt, die Ab- nahme zu Der Auftragnehmer ist in diesem Fall unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb einer angemes- senen Frist, zur Beseitigung verpflichtet. Danach erfolgt eine erneute Funktionsprüfung gemäß Ziffer 7.2. Verläuft diese erfolgreich, gilt Ziffer 7.5 entsprechend.
  3. Ist aus vom Auftragnehmer zu vertretenden Grün- den eine Verlängerung der Funktionsprüfung erforderlich und überschreitet diese 7 Kalendertage, ist der Auftragge- ber dazu berechtigt, eine Vertragsstrafe von 0,5 % der Gesamtvergütung pro angefangenem Kalendertag des Verzugs zu verlangen, nicht jedoch insgesamt mehr als 5% des Gesamtauftragswertes.
  4. Eine vom Auftragnehmer geleistete Vertragsstrafe wegen Verzuges wird auf einen weitergehenden Schadensersatzanspruch angerechnet.
  5. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers im Falle des Lieferverzuges bleiben in jedem Falle unberührt.

8                Grundsätze des Personaleinsatzes

  1. Der Auftragnehmer erbringt seine Leistung selbständig oder mit eigenem oder mit fremdem Personal (nach- folgend „Personal“).
  2. Der Auftraggeber ist berechtigt, mit Begründung, die per Textform erfolgen kann, den Austausch des vom Auftragnehmer eingesetzten Personals zu verlangen, wenn dieses wiederholt gegen vertragliche Pflichten verstoßen hat oder ein sonstiger wichtiger Grund in der Person des eingesetzten Personals vorliegt, der einer Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entgegensteht.
  3. Sofern der Auftragnehmer fremdes Personal (wie z.B. Freelancer oder Leiharbeitnehmer) einsetzt, kann der Auftraggeber darüber hinaus mit Begründung den Aus- tausch des fremden Personals verlangen, sofern ein weiterer Einsatz für den Auftraggeber nicht zumutbar Der Auftragnehmer stellt als vertragliche Hauptleistungspflicht eigenverantwortlich sicher und kontrolliert, dass etwaige von ihm eingesetzten externen Fachkräfte oder Subunternehmen gemäß der gesetzlichen Regelungen eingesetzt und gesteuert werden. Auf Verlangen des Auftraggebers weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Dokumentation der durchgeführten Kontrollen nach und bestätigt die Ord- nungsgemäßheit in Textform. Inkonsistenzen oder fehlende Bestätigungsnachweise berechtigen den Auftraggeber zur sofortigen außerordentlichen Kündigung des Auftragsverhältnisses.
  4. Der Auftragnehmer hat dem Verlangen des Auftraggebers auf Austausch des Personals unverzüglich nachzukommen. Der durch Personalerweiterung oder Personalwechsel entstehende Mehraufwand ist vom Auftragnehmer zu tragen.
  5. Der Auftragnehmer benennt im Einzelvertrag einen eigenen Projektleiter als zentralen Dieser steuert die gesamte Projektarbeit auf Seiten des Auftragnehmers. Auf der anderen Seite stellt der Auftraggeber einen eigenen Projektleiter als zentralen Ansprechpartner für die gesamte Projektabwicklung zur Verfügung. Dieser steuert die gesamte Projektarbeit auf Seiten des Auftraggebers.
  6. In keinem Fall wird das Personal des Auftragnehmers in den Betrieb des Auftraggebers eingegliedert. Der Auftragnehmer bleibt für dieses Personal im vollen Umfang allein verantwortlich. Es findet keine arbeitsteilige Zusammenarbeit zwischen dem Personal des Auftraggebers und dem Personal des Auftragnehmers statt. Das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal wird in die interne Urlaubsplanung und Vertreterregelung des Auftraggebers nicht einbezogen. Einsatzzeiträume bzw. Servicezeiten werden ausschließlich mit dem vom Auftragnehmer vertraglich benannten Projektleiter vereinbart. Das Personal des Auftragnehmers nimmt an internen Besprechungen und Veranstaltungen des Auftraggebers mit firmenspezifischen Inhalten und Veranstaltungen (z.B. Referatsrunde, Betriebsfeier) nicht teil. Allein möglich ist die Teilnahme an Projekt- und Fach- besprechungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Konkretisierung der vertraglichen Leistung, der Leis- tungserbringung oder der Leistungsabnahme stehen. Der Auftragnehmer sowie das von ihm eingesetzte Personal verwenden eigene Betriebsmittel, soweit nicht ein sachli- cher Grund die Nutzung der Betriebsmittel des Auftragge- bers erforderlich macht (z.B. IT-Sicherheit, Datenschutz).
  7. Ohne Beteiligung der zuständigen Projektleiter finden keine projektbezogenen Abstimmungen, Anweisungen oder vergleichbare Kommunikation zwischen dem im Einsatz befindlichen Personal des Auftragnehmers und dem Personal des Auftraggebers statt. Der Auftragnehmer hat den Projektleiter des Auftraggebers für verbindliche Auskünfte sowie für alle sich aus der Vertragserfüllung ergeben- den Fragen einzuschalten. Dieser wird unverzüglich Auskünfte erteilen und Entscheidungen treffen bzw. kommunizieren. Entscheidungen und Auskünfte anderer Personen sind für den Auftragnehmer und dessen Personal nur verbindlich, wenn sie vom Projektleiter des Auftraggebers per Textform vorgenommen oder bestätigt wurden.
  8. Bei eventuellen Rügen von Mängeln der Leistung des Auftragnehmers ist grundsätzlich allein der Projektleiter des Auftragnehmers Ansprechpartner für den Projektleiter des Gegenüber dem sonstigen Personal des Auftragnehmers wird die Leistung des Auftragnehmers nicht gerügt.
  9. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sämtliches von ihm eingesetztes Personal die Regelungen bezüglich Vertraulichkeit, Datenschutz, das Merkblatt zum Bundesdatenschutzgesetz sowie die Informationssicherheitsrichtlinie des Auftraggebers zur Kenntnis genommen hat und die Regelungen entsprechend einhält.
  10. Auf Wunsch hat der Auftragnehmer den Auftraggeber in angemessenem Abstand über den Stand des Projekts und die Einhaltung der vertraglichen Anforderungen zu unterrichten und Zwischenergebnisse mitzuteilen. Darüber hinaus kann der Auftraggeber Einsicht in die entsprechenden Unterlagen und Auszüge hiervon verlangen.

9                Personaleinsatz bei Endkunden

  1. Sofern der Auftragnehmer im Rahmen dieser Vereinbarung Leistungen bei einem Endkunden des Auftraggebers erbringt, bleiben der Auftragnehmer und der Auftraggeber jeweils für ihr Personal allein Dies bedeutet, dass weder das Personal des Auftraggebers noch das Personal des Auftragnehmers in den Betrieb des Endkunden eingegliedert wird. Ferner finden auch hier keine arbeitsteilige Zusammenarbeit und keine direkte Kommunikation zwischen dem Personal des Auftragnehmers, des Auftraggebers und des Endkunden statt.
  2. Jede projektbezogene Abstimmung, Anweisung oder vergleichbare Kommunikation mit dem Endkunden findet allein über den zuständigen Projektleiter des Auftraggebers Dieser ist sowohl ausschließlicher Ansprechpartner für den Endkunden als auch für den Projektleiter des Auftragnehmers in Bezug auf die Leistungen, die im Rahmen dieser Vereinbarung beim Endkunden des Auftraggebers erbracht werden. Im Übrigen gelten obenstehende Re- gelungen der Ziffern 8.5 bis 8.8 sinngemäß.

10             Mindestlohn

  1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seinen Arbeitnehmern den gesetzlichen Mindestlohn zu Auf Verlangen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer diesem während der gesamten Vertragslaufzeit bis sechs Monate nach Beendigung des vorliegenden Vertragsverhältnisses binnen 14 Tagen die Erfüllung dieser Verpflichtung durch Vorlage geeigneter Unterlagen (insb. Dokumente nach § 17 Abs. 1 MiLoG, Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Sozialkasse bzw. Urlaubskasse, etc.) nachweisen.
  2. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von sämtlichen Ansprüchen Dritter (insb. Arbeitnehmer des Auftragnehmers, Auftraggeber des Auftraggebers, Bundesagentur für Arbeit) im Zusammenhang mit der Verletzung der Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes auf erstes Anfordern frei.
  3. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, einen etwaigen Nachunternehmer in demselben Umfang zur nachweislichen Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes und Freistellung des Auftraggebers zu verpflichten, wie er selbst nach den Ziffern 1 und 10.2 verpflichtet ist. Falls sich der Nachunternehmer seinerseits Nachunternehmer bedient, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass auch sämtliche Nachunternehmer entsprechend verpflichtet werden.
  4. Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber für sämtliche Ansprüche Dritter, die aus der Verletzung der Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes durch Nachunternehmer entstehen.

11             Vergütung

  1. Alle vereinbarten Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlich geltenden Umsatzsteuer und inklusive sämtlicher Nebenkosten, insbesondere Reisekosten, Reisezeiten, Transportkosten und Zöllen.
  2. Bei Falsch-, Schlecht- oder Teillieferungen ist der Auftraggeber dazu berechtigt, die Zahlung bis zur ordnungsgemäßen Erfüllung zu verweigern.
  3. Sofern der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber zur Gewährleistung verpflichtet ist, werden die vertraglich geschuldeten Leistungen, insbesondere die Hardwarewartungsleistungen oder die Softwarepflegeleistungen, für die Dauer der Gewährleistungszeit kostenlos er-
  4. Die vereinbarten Hardwarewartungsleistungen oder Softwarepflegeleistungen werden durch die in der Beauftragung näher bezeichnete monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche pauschale Pflegegebühr vergütet. Ziffer 3 bleibt hiervon unberührt.
  5. Erhöhung der Wartungs -oder Pflegegebühr:
    • 5.1 Im Falle des Kauf von Hardware: Eine Erhöhung der jeweiligen Wartungsgebühr ist nicht vor Ablauf von 36 Monaten möglich. Der Auftragnehmer hat die Erhöhung spätestens drei Monate vor Wirksamwerden der Erhöhung mindestens per Textform anzukündigen. Die Erhöhung der Wartungsgebühr hat sich im Rahmen des Branchenüblichen zu bewegen, sie darf keinesfalls mehr als 2 % der bis dahin gültigen jährlichen Wartungsgebühr betragen. Für den Fall einer Erhöhung behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung mit einer Frist von zwei Wochen zu kündigen. Die Kündigung wird wirksam zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung.
    • 5.2 Im Falle der Überlassung von Standardsoftware: Eine Erhöhung der jeweiligen Pflegegebühr ist nicht vor Ablauf von 24 Monaten möglich. Der Auftragnehmer hat die Erhöhung spätestens drei Monate vor Wirksamwerden der Erhöhung mindestens per Textform anzukündigen. Die Erhöhung der Pflegegebühr hat sich im Rahmen des Branchenüblichen zu bewegen, sie darf keinesfalls mehr als 2 % der bis dahin gültigen jährlichen Pflegegebühr Für den Fall einer Erhöhung behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung mit einer Frist von zwei Wochen zu kündigen. Die Kündigung wird wirksam zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung.
  6. Vorbehaltlich einer abweichenden Regelung ist die Vergütung jeweils 30 Tage nach Eingang einer prüffähigen Rechnung zur Zahlung fällig, grundsätzlich aber erst nach Abnahme der geschuldeten Die Rechnung hat die Bestellnummer des Auftraggebers sowie, falls keine pauschale Vergütung vereinbart ist, Details zur Leistungserbringung (u.a. Zeit, Ort, erbrachte Leistung) zu beinhalten.
  7. Bei einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der prüffähigen Rechnung gewährt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ein Skonto in Höhe von 3% auf den Rechnungsbetrag.
  8. Der Auftragnehmer ist nur berechtigt, Zahlungen oder Leistungen und Arbeitsergebnisse zurückzuhalten oder mit Gegenforderungen aufzurechnen, soweit die vom Auftragnehmer geltend gemachten Ansprüche aus demselben rechtlichen Verhältnis entweder vom Auftraggeber mindestens per Textform anerkannt wurden oder eine rechts- kräftige Entscheidung in einem Gerichtsverfahren vorliegt. Die Abtretung von Forderungen des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber an Dritte ist ausgeschlossen.

 

12             Verzug, Vertragsstrafe

Im Falle des Verzugs stehen dem Auftraggeber die gesetzlichen Ansprüche zu. Darüber hinaus ist der Auftraggeber bei Verzug des Auftragnehmers dazu berechtigt, eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % des Gesamtauftragswertes pro angefangenem Kalendertag des Verzugs zu verlangen, nicht jedoch insgesamt mehr als 5% des Gesamtauftragswertes.

Soweit der Auftragnehmer einen vereinbarten Liefertermin um mehr als 7 Kalendertage überschreitet, ist der Auftraggeber unmittelbar zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.

Die Vertragsstrafe kann bis zur endgültigen Zahlung der Vergütung geltend gemacht werden.

Eine vom Auftragnehmer geleistete Vertragsstrafe wegen Verzugs wird auf einen weitergehenden Schadensersatzanspruch angerechnet.

Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers im Falle des Verzugs bleiben unberührt.

 

13             Mängel(-rüge) / Gewährleistung

  1. 377 HGB findet dergestalt Anwendung, dass der Auftraggeber zu einer Rüge innerhalb einer Woche nach Abnahme verpflichtet ist, soweit ein Mangel im Rahmen stichprobenartiger Überprüfungen angemessenen Umfangs erkennbar war. Sichtbare Transportschäden werden unverzüglich, spätestens innerhalb von einer Woche, angezeigt. Eine Zahlung der Vergütung stellt keine Genehmigung der Leistung dar.
  2. Dem Auftraggeber stehen die gesetzlichen Gewährleistungsansprüche ungekürzt zu.
  3. Der Auftragnehmer hat während der Gewährleistungszeit Mängel unverzüglich zu beseitigen.
  4. Durch eine Mängelbeseitigung beginnt die Gewährleistungsfrist erneut zu laufen.

14             Höhere Gewalt

Ist der Auftragnehmer aufgrund höherer Gewalt (Krieg, Aufruhr, Streik, Aussperrungen, Feuer und Überschwemmungen), nicht in der Lage, die Leistung fristgerecht zu erbringen, so kann der Auftraggeber wahlweise anstelle der ein- seitigen Verlängerung der Frist zur vertragsgemäßen Leistungserbringung vom Vertrag zurücktreten.

 

15             Haftung

  1. Verlangt der Auftraggeber Schadensersatz statt der Leistung, entfällt der Erfüllungsanspruch erst mit der Leis- tung des Schadensersatzes durch den Auftragnehmer.
  2. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

16             Laufzeit und Kündigung

Sofern in der Beauftragung nicht abweichend vereinbart, gilt folgendes:

  1. Im Falle des Kaufs von Hardware:
    • Der Hardwarewartungsvertrag hat eine Laufzeit von drei Jahren ab produktivem Einsatz der Hardware.
    • Der Auftragnehmer kann den Hardwarewartungsvertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum beliebigen Monatsende, frühestens jedoch zum Ablauf von drei Jahren, kündigen. Der Auftraggeber kann den Hardwarewartungsvertrag jederzeit mit einer Frist von drei Monaten zum beliebigen Monatsende kündigen.
  2. Im Falle der Überlassung von Softwarepflege:
    • Der Softwarepflegevertrag hat eine Laufzeit von zwei Jahren ab produktivem Einsatz der Software.
    • Der Auftragnehmer kann den Softwarepflegevertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum beliebigen Monatsende, frühestens jedoch zum Ablauf des zweiten Jahres kündigen. Der Auftraggeber kann den Softwarepflegevertrag jederzeit mit einer Frist von drei Monaten zum beliebigen Monatsende kündigen.
  3. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber drei Monate vor Ablauf des Vertrages mindestens per eIDAS konformer Textform über das Ende der Vertragslaufzeit zu informieren.
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

17             Rechte Dritter

  1. Im Falle des Kaufs von Hardware: Soweit die vom Auftragnehmer gelieferten Hardwareprodukte oder Hardwarewartungsleistungen Rechte Dritter verletzen und diese zumindest leicht fahrlässige Rechtsverletzung auf einer Leistung des Auftragnehmers beruht, verpflichtet sich dieser dazu, den Auftraggeber von allen daraufhin erhobenen Ansprüchen Dritter sowie von allen mit der Rechtsverteidigung verbundenen Kosten einschließlich der Kosten für einen adäquaten Lizenzerwerb auf erstes Anfordern freizustellen
  2. Im Falle der Überlassung von Standardsoftware gilt zusätzlich folgendes:
    • Der Auftragnehmer steht verschuldensunabhängig dafür ein, dass er zur Einräumung der Nutzungsrechte an den Softwareprodukten gegenüber dem Auftraggeber berechtigt Er garantiert, dass die vertragsgemäße Nutzung der Software(-produkte) durch den Auftraggeber nicht gegen Rechte Dritter verstößt.
    • Soweit die vom Auftragnehmer gelieferten Softwareprodukte oder Softwarepflegeleistungen Rechte Dritter verletzen und diese zumindest leicht fahrlässige Rechtsverletzung auf einer Leistung des Auftragnehmers beruht, verpflichtet sich dieser dazu, den Auftraggeber von allen daraufhin erhobenen Ansprüchen Dritter sowie von allen mit der Rechtsverteidigung verbundenen Kosten einschließlich der Kosten für einen adäquaten Lizenzerwerb auf erstes Anfordern freizustellen.

18             Geheimhaltung

  1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche ihm im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses über den Auftraggeber und den Auftrag, gleich ob mündlich, schriftlich, in elektronischer oder sonstiger Form, zur Kenntnis gelangten Informationen (z.B. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Daten, technische und kaufmännische Informationen jeder Art) auch über die Dauer des Vertragsverhältnisses hinaus geheim zu halten und Stillschweigen darüber zu Die Informationen sind so aufzubewahren, dass jeglicher Missbrauch ausgeschlossen ist.
  2. Der Auftragnehmer steht darüber hinaus dafür ein, dass seine Mitarbeiter, Berater und sonstigen Erfüllungsgehilfen, welche mit der Vertragsdurchführung betraut sind und Informationen nach 1 erhalten, schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet sind.

19             Datenschutz und Sicherheit

  1. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Personen, die mit der Erfüllung dieses Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz beachten und nachweislich entsprechend  den  Regeln  zum Datenschutz auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet sind.
  2. Im Falle der Auftragsverarbeitung wird zwischen den Vertragsparteien eine gesonderte Vereinbarung auf Grundlage eines vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Musters geschlossen
  3. Der Auftraggeber erteilt ausdrücklich keine Einwilligung zur Verwendung der Kontaktdaten zu werblichen Zwecken. Eine Weitergabe, Übermittlung oder sonstige Verwertung der Kontaktdaten des Auftraggebers ist ausdrücklich untersagt
  4. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Vertragserfüllung alle notwendigen Maßnahmen zur Sicherstellung der Informations- und Betriebssicherheit sowie zur Qualitätssicherung beim Auftraggeber zu ergreifen

20             Versicherung

  1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, während der gesamten Vertragsdauer eine Betriebshaftpflichtversicherung aufrechtzuerhalten, deren Umfang und Höhe seiner unter diesem Vertrag bestehenden Haftungsrisiken angemessen ist.
  2. Auf Aufforderung des Auftraggebers weist der Auftragnehmer den Abschluss und Bestand der Versicherung sowie die Zahlung der entsprechenden Prämien nach.

21             Audit

  1. Der Auftraggeber ist berechtig, selbst oder durch einen beauftragten Dritten, einmal im Jahr ein Audit, nach rechtzeitiger Vorankündigung und während der Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen des Auftragnehmers zwecks Überprüfung der Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen durch den Auftragnehmer, durchzuführen.
  2. Die Vertraulichkeit von Informationen des Auftragnehmers wird gewahrt; angemessene Sicherheitsbestimmungen werden berücksichtigt.
  3. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Zugang zu sämtlichen Systemen, Büchern, Aufzeichnungen, Geschäftsprozessen und Einrichtungen zu gewähren, die der Auftraggeber benötigt, um eine ordnungsgemäße und gründliche Prüfung durchzuführen. Der Auftragnehmer erbringt die erforderlichen Mitwirkungsleistungen bei einer solchen Prüfung.

22             Compliance

Der Auftragnehmer garantiert, dass die Software in strikter Übereinstimmung mit anwendbaren zwingenden Rechtsvorschriften (einschließlich der Umwelt‐, Gesundheits‐ und Sicherheitsgesetze und Verordnungen) steht.

 

23             Schlussbestimmungen

  1. Diese Vereinbarung kann nur mit per Textform mittels elektronischer Signatur (gemäß eIDAS-Anforderungen) erfolgten Zustimmung der anderen Partei auf Dritte übertragen werden. Auf Seiten des Auftraggebers sind Dritte im Sinne dieser Klausel nicht die mit der Bertelsmann SE & KGaA, Gütersloh, konzernverbunden Unternehmen (§§ 15 ff. AktG) sowie die Bertelsmann SE & Co. KGaA, selbst.
  2. Der Auftragnehmer ist nicht dazu berechtigt, den Auftraggeber, Details über den Auftrag oder den Endkunden des Auftraggebers ohne dessen ausdrückliche erfolgte Zustimmung als Referenz zu benennen.
  3. Die in diesen Vertragsbedingungen genannten Vertragsstrafen dürfen 5% des Gesamtauftragswertes insgesamt nicht überschreiten.
  4. Der Auftragnehmer erkennt die Regelungen des‚ Supplier Code of Conduct‘ der Bertelsmann SE & Co. KGaA an und verpflichtet sich, in Übereinstimmung mit diesen zu handeln. Auffindbar ist dieser Verhaltenskodex für Geschäftspartner unter Compliance in Geschäftsbeziehungen - Bertelsmann SE & Co. KGaA.
  5. Änderungen, Ergänzungen und die Aufhebung dieses Vertrages bedürfen der Textform mittels elektronischer Signatur (gemäß eIDAS-Anforderungen). Das bedeutet, dass ein E-Mailformat diese Anforderungen nicht erfüllt. Gleiches gilt für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Sämtliche Gestaltungsrechte sind stets mit einer mindestens eIDAS konformen Signaturvariante geltend zu machen
  6. Der Bestand dieses Vertrages wird nicht durch die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen oder durch Regelungslücken berührt. Eine unwirksame Bestimmung oder eine Regelungslücke ist durch eine gültige Bestimmung zu ersetzen bzw. auszufüllen, die dem Sinn und Zweck der weggefallenen Bestimmung oder der übrigen Regelungen dieses Vertrags weitestgehend entspricht.
  7. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder in Verbindung mit diesem Vertrag ist das für den Auftraggeber sachlich und örtlich zuständige Gericht.

 

 

 

 

Teil B: Besondere Einkaufsbedingungen

Anhang 1     Leistungsumfang für Hardware

1                Leistungsumfang

  • Dieser Anhang findet dann Anwendung soweit die vertraglich vereinbarte Leistung den Kauf von Hardware
    • Lieferung:
      1. Der Auftragnehmer liefert dem Auftraggeber die im Auftrag bezeichnete Hardware nebst zugehörigen Dokumentationen (nachfolgend insgesamt bezeich- net als „Hardwareprodukte“). Weiterhin liefert der Auftragnehmer dem Auftraggeber, soweit im Auf- trag aufgeführt, die darin bezeichnete Betriebssystemsoftware sowie die Standard-Anwendungssoftware (beide Programme nachfolgend auch „Software” genannt) nebst zugehöriger Dokumentationen und räumt dem Auftraggeber hieran sämtliche für den Vertragszweck erforderlichen Nutzungs- rechte ein, welche zum Betrieb der Hardware erforderlich sind.
      2. Die Hardwareprodukte sind mangel- und kostenfrei (einschließlich Fracht und Zoll) in handelsüblicher Verpackung an die im Auftrag genannte Lieferadresse zu liefern. Soweit keine Lieferadresse ange- geben ist, erfolgt die Lieferung an den Sitz des Auf-
      3. Die Hardware ist verbindlich innerhalb der im Auf- trag genannten Lieferzeit und an dem im Auftrag genannten Lieferdatum zu liefern. Lieferungen er- folgen ohne Eigentumsvorbehalt.
      4. Der Gefahrübergang erfolgt mit mangelfreier Über- gabe der Hardware am Lieferort gemäß Buchstabe b).
      5. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf seine Kosten eine für den Transport erforderliche Versicherung zum vertraglich vereinbarten Lieferort gemäß Buchstabe b) abzuschließen.
    • Aufstellung / Installation / Testphase / Einweisung:
      1. Der Auftragnehmer leistet die Aufstellung der Hardware sowie die Herstellung der technischen Betriebsbereitschaft. Soweit vom Auftraggeber gewünscht, beinhaltet die Aufstellung der Hardware auch den fachmännischen Abbau und ggf. datenschutzgerechte Entsorgung der Alt-Hardware
      2. Die Software wird auf der Hardware vorinstalliert geliefert, es sei denn, im Auftrag wird Abweichendes vereinbart. In der Regel übernimmt jedoch der Auftragnehmer die Installation der für den Betrieb der gelieferten Hard- und Software erforderlichen Software (insbesondere Betriebssystem) sowie die Anpassung (Konfiguration) der Software beim Auftraggeber. Diese Leistungen bedürfen der Abnahme durch den Auftraggeber.
      3. Der Auftraggeber ist beim erstmaligen Einsatz der Hardware dazu berechtigt, eine Testperiode von 14 Kalendertagen ab Fertigstellung der unter den Buchstaben a) und b) genannten Tätigkeiten durchzuführen. Innerhalb dieses Zeitraumes ist der Auftraggeber berechtigt, vom Kaufvertrag jederzeit zurückzutreten, sofern die vertraglich vereinbarten Funktionen der Hardware nicht vollständig erfüllt werden. Sollte der Auftraggeber die Hardware bereits vor Bestellung unentgeltlich getestet haben, besteht vorstehendes Recht nicht
      4. Der Auftragnehmer unterstützt und schult das Personal des Auftraggebers im erforderlichen Umfang und auf eigene Kosten, so dass der Auftraggeber dazu befähigt ist, die Hardware fachkundig zu nutzen (Einweisung).
      5. Die unter Ziffern 1 und 2 vom Auftragnehmer durchzuführenden Arbeiten bedürfen der Abnahme durch den Auftraggeber.
    • Dokumentation: Der Auftragnehmer schuldet die Übergabe einer gedruckten oder zumindest ausdruckbaren, ausführlichen Benutzerdokumentation sowie sonstiger Handbücher in deutscher oder, falls nicht vorhanden, in englischer Sprache. Die überlassene Benutzerdokumentation soll dem Auftraggeber den ordnungsgemäßen Betrieb der Hardware und der Software ermöglichen. Der Auftragnehmer leistet unentgeltlichen Ersatz für den Fall, dass der Auftraggeber infolge Verlusts, versehentlicher Löschung oder ähnlicher Ereignisse über keine aktuelle Version der vorgenannten Dokumente mehr verfügt.
    • Sicherheit: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass in der Hard- und Software keine Funktionalitäten enthalten sind, die es ermöglichen, Sicherheitsfunktionen abzuschwächen, zu umgehen oder auszuschalten und die dem Auftraggeber nicht vor Übergabe per Textform bekannt gemacht Er stellt weiterhin sicher, dass die Hard- und Software es unberechtigten Dritten nicht ermöglichen, Zugang zu Systemen oder Daten des Auftraggebers ohne dessen Zustimmung zu erhalten.
    • Ersatzteillieferung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für eine Zeit von 5 Jahren ab Gefahrübergang Ersatzteile für die Hardware gegen eine marktübliche Vergütung zu liefern.
    • Herstellergarantie: Der Auftragnehmer wird kostenfrei etwaige Ansprüche aus einer Herstellergarantie – soweit der Hersteller diese allgemein anbietet – auf den Auftraggeber übertragen. Soweit der Auftragnehmer selbst Hersteller der Hardware ist, wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber kostenfrei eine branchenübliche Herstellergarantie anbieten.
    • Programmsperren: Programmsperren dürfen vom Auftragnehmer nicht verwendet werden. Soweit die Verwendung von Programmsperren gesondert vereinbart wird, dürfen sie den vertraglich vereinbarten Nutzungsumfang nicht beeinträchtigen und müssen eine für den jeweiligen Einsatzbereich der Software angemessene Reaktionszeit nach Vorwarnung vorsehen.
  • Soweit nicht abweichend vereinbart, beinhaltet die Hardwarewartung insbesondere folgende Leistungen:
    • Betriebsbereitschaft: Der Auftragnehmer ist zur Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft der Hardware verpflichtet. Hierzu erbringt er Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und sonstige Wartungsarbeiten wie z.B. Konfigurations- und Installationsarbeiten.
    • Mängelbeseitigung: Der Auftragnehmer übernimmt die Beseitigung von auftretenden Fehlern, System- oder Geräteausfällen und sonstigen Problemen („Störungen“) der Hardware. Nach Meldung der Störung durch den Auftraggeber beginnt der Auftragnehmer unverzüglich mit der Störungsbeseitigung. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass die Hardware nach der Störungsbeseitigung entsprechend ihrer vorherigen Konfiguration ausgestattet ist; dazu gehört unter anderem die Installation von jeglicher Software, welche vor der Störungsbeseitigung auf der Hardware installiert war. Die Störungsbeseitigung erfolgt am Standort der Hardwareprodukte. So- weit zwischen den Parteien im Einzelfall vereinbart kann auch eine Fehlerbeseitigung mittels Fernwartung erfolgen. Bei Störungen, die unkompliziert und einfach direkt vom An- wender beseitigt werden können, kann der Auftragnehmer den Auftraggeber in Form von anwendergeeigneten Hand- lungsanweisungen telefonisch unterstützen. Stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer vorübergehend eine Umgehungslösung (Workaround) zur Verfügung, bleibt die Ver- pflichtung des Auftragnehmers zur dauerhaften Mangelbeseitigung unberührt.
    • Funktionsfähigkeit: Der Auftragnehmer wird die Funktionsfähigkeit der Hardware durch Gerätepflege sowie durch den kostenlosen Austausch defekter oder nicht mehr sicher funktionsfähiger Verschleißteile gewährleisten. Ausgetauschte Verschleiß- und Ersatzteile gehen nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber in das Eigentum des Auftragnehmers über.
    • Softwareänderungen/-verbesserungen: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber zur Verbesserung der überlassenen Hardware vorhandene, allgemein angebotene und freigegebene neue Firmware und Betriebssystemversionen kostenlos zu überlassen. Bei Hard- wareänderungen wird der Auftragnehmer, soweit erforderlich, das Personal des Auftraggebers rechtzeitig in die neue Hardwareversion ohne gesonderte Vergütung einweisen.
    • Anwenderunterstützung: Der Auftragnehmer über- nimmt die Anwenderunterstützung und wird dem Auftraggeber allgemeine Anwenderhinweise sowie sonstige spezielle Hinweise und Informationen zu wichtigen Fragen und Problemen im Zusammenhang mit der Hardware regelmäßig mitteilen. Er wird den Auftraggeber bezüglich weiterer Ein- satzmöglichkeiten und Problemlösungen der Hardware unterstützen und über neue Produkte informieren.
    • Service Desk: Der Auftragnehmer unterhält zu den vereinbarten Servicezeiten einen Service Desk mit dem Ziel, bei auftretenden Störungen, Anwendungsproblemen oder sonstigen Schwierigkeiten im Zusammenhang mit Abläufen der Hardware eine direkte Problemlösung zu ermöglichen und den Auftraggeber in organisatorischen Fragen sowie in Fragen zur Hardware zu beraten und zu unterstützen. Der Service Desk ist unter einer für den Auftraggeber kostenfreien Telefon- und Telefaxnummer sowie per E-Mail erreichbar
    • Ferndiagnose/-Störungsbearbeitung: Der Auftragnehmer ist nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber berechtigt, Ferndiagnose- und Fernstörungsbearbeitung wie folgt vorzunehmen: Der Auftragnehmer steht dem Auftraggeber während der vereinbarten Servicezeiten zur Diagnose und zur Bearbeitung von auftretenden Mängeln, Anwendungsproblemen, Störungen oder sonstigen Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Funktionsweise der Hardware per Remote-Zugriff (VPN-Verbindung oder Remote Desktop Sharing) zur Verfügung.
    • Dokumentation: Bei Änderung der Hardware auf Grundlage dieses Vertrags, z.B. bei der Beseitigung einer Störung, bei Lieferung neuer Hardware oder nach der Installation neuer Firmware oder eines neuen Betriebssystems, wird der Auftragnehmer eine entsprechende Ergänzung/Aktualisierung des Anwenderhandbuchs sowie der Installationsanleitung der Hardware („Dokumentation”) mit einer Erklärung der sich ergebenden Änderungen vornehmen. Die Aktualisierung der Dokumentation erfolgt in Art (Papier- oder  elektronische  Form)  und  Umfang entsprechend den Vorstellungen und Anforderungen des Auftraggebers
    • Anpassung an geänderte Normen: Ändern sich zwingende rechtliche Rahmenbedingungen (d.h. zwingende Gesetze, Rechtsverordnungen, aufsichtsrechtliche Anforderungen), die für die bestimmungsgemäße Nutzung der Hardware von Bedeutung sind, so stellt der Auftragnehmer im Rahmen seiner betrieblichen und wirtschaftlichen Möglichkeiten entsprechende Anpassungen innerhalb einer angemessenen Frist kostenlos zur Verfügung. Diese Verpflichtung entfällt, wenn die Anpassung für den Auftragnehmer nur mit unzumutbaren Arbeiten verbunden ist und der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Gründe der unzumutbaren Arbeiten hinreichend dargelegt hat. In einem derartigen Fall kann die Anpassung nur gegen eine entsprechende zusätzliche Vergütung vorgenommen werden, falls der Auftraggeber diese im Vorfeld beauftragt hat.
    • Sicherheit: Wird im Rahmen der Hardwarewartung Software in Form von Patches, Bugfixes, Updates, Upgrades, neuen Releases, neuen Versionen etc. überlassen, stellt der Auftragnehmer sicher, dass in der Software keine Funktionalitäten enthalten sind, die es ermöglichen, Sicherheitsfunktionen abzuschwächen, zu umgehen oder auszuschalten und die dem Auftraggeber nicht vor Übergabe per Textform bekannt gemacht wurden. Er stellt insbesondere sicher, dass diese Software es unberechtigten Dritten nicht ermöglicht, Zugang zu Systemen oder Daten des Auftraggebers ohne dessen Zustimmung zu erhalten.
    • Entsorgung: Der Auftragnehmer übernimmt dar- über hinaus sowohl beim Kauf als auch bei der Wartung von Hardware die kostenfreie und datenschutzgerechte Entsorgung von Verpackungen sowie, auf Wunsch des Auftraggebers, der Hardwareprodukte sogar nach Beendigung der Nutzung durch den Auftraggeber.

 

 

 

Teil B: Besondere Einkaufsbedingungen

Anhang 2 Leistungsumfang für Standardsoftware

Dieser Anhang findet dann Anwendung soweit die vertrag- lich vereinbarte Leistung die Überlassung von Standard- software betrifft.

  • Soweit nicht abweichend vereinbart, beinhaltet die Überlassung von Standardsoftware insbesondere folgende Leistungen:
    • Lieferung:
      1. Der Auftragnehmer liefert dem Auftraggeber die im Auftrag bezeichnete Software nebst zugehöriger Programm- und Benutzerdokumentation sowie sonstiger Handbücher (nachfolgend insgesamt bezeichnet als „Softwareprodukt/e“).
      2. Die Softwareprodukte sind mangel- und kostenfrei (einschließlich Fracht und Zoll) in handelsüblicher Verpackung und auf geeigneten Datenträgern an die im Auftrag genannte Lieferadresse zu liefern. Soweit keine Lieferadresse angegeben ist, erfolgt die Lieferung an den Sitz des Auftraggebers. Die Softwareprodukte können dem Auftraggeber alter- nativ über ein vom Auftragnehmer bereitgestelltes verschlüsseltes Internetportal kostenfrei zum Download zur Verfügung gestellt werden.
      3. Die Softwareprodukte sind innerhalb der im Auftrag genannten Lieferzeit und an dem im Auftrag ge- nannten Lieferdatum zu liefern. Lieferungen erfolgen ohne Eigentumsvorbehalt.
      4. Der Gefahrübergang erfolgt mit mangelfreier Übergabe der Softwareprodukte am Lieferort gemäß Buchstabe b) bzw. mit mangelfreier Speicherung der Softwareprodukte auf einem Datenträger des Auftraggebers
      5. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf seine Kosten eine für den Transport erforderliche Versicherung zum vertraglich vereinbarten Lieferort gemäß Ziffer 2 abzuschließen.
      6. Im Falle des Lieferverzugs stehen dem Auftraggeber die gesetzlichen Ansprüche Darüber hinaus ist der Auftraggeber bei Lieferverzug des Auftragnehmers dazu berechtigt, eine Vertragsstrafe von 0,5 % der Gesamtvergütung pro angefangenem Kalendertag des Verzugs zu verlangen, insgesamt jedoch nicht mehr als 5% der Gesamtvergütung.
        Soweit der Auftragnehmer einen vereinbarten Liefertermin um mehr als 7 Kalendertage überschreitet, ist der Auftraggeber unmittelbar zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
        Eine vom Auftragnehmer geleistete Vertragsstrafe wegen Verzuges wird auf einen weitergehenden Schadensersatzanspruch angerechnet.
        Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers im Falle des Lieferverzuges bleiben unberührt.
  • Nutzungsrechte
    • Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber an den Softwareprodukten sowie den Ergebnissen der Softwarepflegeleistungen im Zeitpunkt der Entstehung sämtliche für den Vertragszweck erforderlichen Nutzungsrechte ein, welche zum Betrieb der Software erforderlich sind.

      Soweit im Auftrag nicht anderweitig vereinbart, räumt der Auftragnehmer dem Auftraggeber dazu das einfache, unwiderrufliche, übertragbare, unterlizensier- bare, örtlich, d.h. standort- und rechnerunabhängige, sowie zeitlich unbeschränkte Recht zur Nutzung der Softwareprodukte für eigene Geschäftszwecke ein, wobei dies auch den Einsatz und die Nutzungsüberlassung der Softwareprodukte oder Teilen davon für und bei im Sinne von §§ 15 ff. AktG mit der Bertelsmann SE & Co. KGaA konzernverbundenen Unternehmen, der Bertelsmann SE & Co. KGaA selbst oder sonstigen Dritten (z.B. Endkunden) umfasst. Dies schließt eindrücklich auch die Überlassung an Dritte zwecks Hosting für den Auftraggeber ein. An ab- grenzbaren Bestandteilen der Softwareprodukte, die vom Auftragnehmer an die betrieblichen Abläufe des Auftraggebers anzupassen sind (z.B. Customizing), erhält der Auftraggeber das ausschließliche Nutzungsrecht.

      Sofern in der Beauftragung das Recht zur Nutzung auf einzelne Standorte und/oder Rechner beschränkt wird, ist der Auftraggeber berechtigt, ohne zusätzliche Vergütung die Software vorübergehend an anderen als den in der Bestellung aufgeführten Standorten und/oder Rechnern zu nutzen, falls letztere vorüber- gehend nicht in betriebsfähigem Zustand sind. Sollte in einem solchen Fall aufgrund organisatorischer oder technischer Änderungen ein Standort- und/oder Rechnerwechsel innerhalb des Bertels- mann-Konzerns erforderlich werden, wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Antrag hin die Nutzung der Softwareprodukte auf dem neuen Rechner und/oder an dem neuen Standort genehmigen.

    • Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber über mögliche Beschränkungen hinsichtlich der Nutzbarkeit, Veränderbarkeit oder Weiterverbreitung der gelieferten Software zu unterrichten, die sich aus hierfür geltenden Lizenzbedingungen Dritter ergeben. Dies gilt insbesondere im Falle von Software oder Softwarebestandteilen, die einer Open Source-Lizenz oder einem vergleichbaren Lizenzmodell unterliegen.
  • Sicherheitskopien / Ersatzleistung:
    1. Der Auftraggeber ist berechtigt, Kopien der Software in maschinenlesbarer Form zum Zwecke der ordnungsgemäßen Datensicherung für den Fall des Verlustes und/oder der Beschädigung der Software zu erstellen.
    2. Der Auftragnehmer leistet für die letzte beim Auftraggeber produktiv im Einsatz befindliche Version der Software sowie dessen Vorgängerversion unentgeltlichen Ersatz für den Fall, dass der Auftraggeber infolge Verlusts, versehentlicher Löschung oder ähnlicher Ereignisse über keine ablauffähige Version der Software mehr verfügt.
  • Implementierung / Testphase / Einweisung:
    1. Soweit im Auftrag nicht anderweitig vereinbart, wird der Auftragnehmer neben der Überlassung der Software diese beim Auftraggeber auch installieren, konfigurieren und die technische Betriebsbereitschaft herstellen (Implementierung).
    2. Zur schnellen und effektiven Implementierung wird der Auftragnehmer eine ausreichende Zahl von Mitarbeitern zur Verfügung stellen, um zu gewährleisten, den Geschäftsablauf des Auftraggebers nicht unangemessen zu beeinträchtigen.
    3. Der Auftraggeber ist beim erstmaligen Einsatz der Software dazu berechtigt, eine Testperiode von 14 Kalendertagen ab Fertigstellung der unter dem Buchstaben a) genannten Tätigkeit durchzuführen. Innerhalb dieses Zeitraumes ist der Auftraggeber berechtigt, vom Kaufvertrag jederzeit zurückzutreten, sofern die vertraglich vereinbarten Funktionen der Software nicht vollständig erfüllt werden. Sollte der Auftraggeber die Software bereits vor Bestellung unentgeltlich getestet haben, besteht vorstehendes Recht nicht.
    4. Der Auftragnehmer unterstützt und schult das Personal des Auftraggebers im erforderlichen Umfang und auf eigene Kosten, so dass der Auftraggeber dazu befähigt ist, die Software fachkundig zu nutzen (Einweisung).
    5. Die unter Ziffer 1 vom Auftragnehmer durchzuführenden Arbeiten bedürfen der Abnahme durch den Auftraggeber.
  • Dokumentation: Der Auftragnehmer schuldet die Übergabe einer gedruckten oder zumindest aus- druckbaren, ausführlichen Programm- und Benutzerdokumentation sowie sonstiger Handbücher in deutscher oder, falls nicht vorhanden, in englischer Die überlassenen Dokumentationen sollen dem Auftraggeber den ordnungsgemäßen Betrieb der Software ermöglichen. Der Auftragnehmer leistet unentgeltlichen Ersatz für den Fall, dass der Auftraggeber infolge Verlusts, versehentlicher Löschung oder ähnlicher Ereignisse über keine aktuelle Version der vorgenannten Dokumente mehr verfügt.
  • Sicherheit: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass in den Softwareprodukten keine Funktionalitäten enthalten sind, die es ermöglichen, Sicherheitsfunktionen abzuschwächen, zu umgehen oder auszuschalten und die dem Auftraggeber nicht vor Übergabe mindestens per Textform bekannt gemacht wurden. Er stellt weiterhin sicher, dass die Hard- und Software es unberechtigten Dritten nicht ermöglichen, Zugang zu Systemen oder Daten des Auftraggebers ohne dessen Zustimmung zu erhalten.
  • Herstellergarantie: Der Auftragnehmer wird kostenfrei etwaige Ansprüche aus einer Herstellergarantie – soweit der Hersteller diese allgemein anbietet – auf den Auftraggeber übertragen. Soweit der Auftragnehmer selbst Hersteller der Software ist, wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber kostenfrei eine branchenübliche Herstellergarantie anbieten.
  • Soweit nicht abweichend vereinbart, beinhaltet die Softwarepflege insbesondere folgende Leistungen:
  • Mängelbeseitigung: Der Auftragnehmer übernimmt die Beseitigung von Mängeln der Software in der aktuellen und der jeweiligen Vorgängerversion. Bietet der Auftragnehmer dem Auftraggeber zur Vermeidung oder Beseitigung von Mängeln neue Software, insbesondere kostenlose Patches, Bugfixes, Updates, Upgrades, neue Releases, neue Versionen an, ist der Auftraggeber gehalten, diese zu übernehmen und auf seiner Hardware gemäß den Installationsanweisungen des Auftragnehmers zu installieren. Der Auftraggeber kann die vorgenannte Form der Mängelbeseitigung mindestens einmal ohne die Angabe von Gründen sowie bei der nächsten Einspielung von neuer Software, wenn diese nicht die gleiche Kompatibilität und Funktionalität aufweisen wie die ersetzte(n) oder wenn aus sonstigen berechtigten Gründen ein Einsatz für den Auftraggeber nicht zumutbar ist, ablehnen. Bei Mängeln, die unkompliziert und einfach direkt vom Anwender beseitigt werden können, kann der Auftragnehmer den Auftraggeber in Form von anwender- geeigneten Handlungsanweisungen telefonisch unterstützen. Stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber vorübergehend eine Umgehungslösung (Workaround) zur Verfügung, bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmers zur dauerhaften Mangelbeseitigung unberührt.
  • Softwareänderung/-verbesserung: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber zur Verbesserung der überlassenen Software vorhandene, all- gemein angebotene und freigegebene Updates so- wie neue Softwareversionen kostenlos zu überlas- sen. Bei Softwareänderungen wird der Auftragnehmer, soweit erforderlich, das Personal des Auftraggebers rechtzeitig in die neue Softwareversion ohne gesonderte Vergütung einweisen.
  • Weiterentwicklung: Der Auftragnehmer wird die Software weiterentwickeln und dem Auftraggeber die Weiterentwicklung in Form von kostenlosen Up- dates, Upgrades, Releases oder Versionen zur Ver- fügung stellen. Für den Auftraggeber besteht die Möglichkeit, Anregungen zu möglichen Weiterentwicklungen zu geben. Der Auftragnehmer wird diese ernsthaft prüfen. Ein Anspruch des Auftraggebers auf Verwirklichung/Umsetzung dieser Anregungen bedarf einer gesonderten Beauftragung. Soweit auftraggeberspezifische Anpassungen an der Software vorgenommen wurden, wird der Auftragnehmer diese im Rahmen der Weiterentwicklung berücksichtigen.
  • Anwenderunterstützung: Der Auftragnehmer übernimmt die Anwenderunterstützung für die jeweilige beim Auftraggeber im Einsatz befindliche Version der Software und wird dem Auftraggeber allgemeine Anwenderhinweise sowie sonstige spezielle Hinweise und Informationen zu wichtigen Fragen und Problemen im Zusammenhang mit der Software regelmäßig mitteilen. Er wird den Auftraggeber bezüglich weiterer Einsatzmöglichkeiten und Problemlösungen der Software unterstützen und über neue Produkte informieren.
  • Telefonservice: Der Auftragnehmer erbringt während der vereinbarten Servicezeiten fernmündliche Beratung und (Anwender-)Unterstützung bei auftretenden Mängeln, Anwendungsproblemen, Störungen oder sonstigen Schwierigkeiten im Zusammen- hang mit Abläufen der Software.
  • Ferndiagnose/-störungsbearbeitung: Der Auftragnehmer ist nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber berechtigt, Ferndiagnose- und Fernstörungsbearbeitung wie folgt vorzunehmen: Der Auftragnehmer steht dem Auftraggeber während der vereinbarten Servicezeiten zur Diagnose und zur Bearbeitung von auftretenden Mängeln, Anwendungsproblemen, Störungen oder sonstigen Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Funktionsweise der Software per Remote-Zugriff (VPN- Verbindung oder Remote Desktop Sharing) zur Verfügung.
  • Dokumentation: Bei Änderung der Software auf Grundlage dieses Vertrags, z.B. bei der Beseitigung eines Mangels oder bei Lieferung neuer Software, wird der Auftragnehmer eine entsprechende Ergänzung/Aktualisierung des Anwenderhandbuchs sowie der Installationsanleitung der Software („Dokumentation”) mit einer Erklärung der sich ergebenden Änderungen vornehmen. Die Aktualisierung der Dokumentation erfolgt in Art (Papier- oder elektronische Form) und Um- fang entsprechend den Vorstellungen und Anforderungen des Auftraggebers.
  • Anpassung an geänderte Normen: Ändern sich zwingende rechtliche Rahmenbedingungen (d.h. zwingende Gesetze, Rechtsverordnungen, aufsichtsrechtliche Anforderungen), die für die bestimmungsgemäße Nutzung der Software von Bedeutung sind, so stellt der Auftragnehmer im Rahmen seiner betrieblichen und wirtschaftlichen Möglichkeiten entsprechende Anpassungen innerhalb einer angemessenen Frist kostenlos zur Verfügung. Diese Verpflichtung entfällt, wenn die Anpassung für den Auftragnehmer nur mit unzumutbaren Arbeiten verbunden ist und der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Gründe der unzumutbaren Arbeiten hinreichend dargelegt hat. In einem derartigen Fall kann die Anpassung nur gegen eine entsprechende zusätzliche Vergütung vorgenommen werden, falls der Auftraggeber diese im Vorfeld beauftragt hat.
  • Sicherheit: Wird im Rahmen der Softwarepflege Software in Form von Patches, Bugfixes, Updates, Upgrades, neuen Releases, neuen Versionen etc. überlassen, stellt der Auftragnehmer sicher, dass in der Software keine Funktionalitäten enthalten sind, die es ermöglichen, Sicherheitsfunktionen abzuschwächen, zu umgehen oder auszuschalten und die dem Auftraggeber nicht vor Übergabe mindestens per Textform bekannt gemacht wurden. Er stellt insbesondere sicher, dass diese Software es unberechtigten Dritten nicht ermöglichen, Zugang zu Systemen oder Daten des Auftraggebers ohne dessen Zustimmung zu erhalten.